تهیه و تنظیم صورت های مالی چگونه است؟

تهیه و تنظیم صورت های مالی در یک شرکت به چه کاری می آید؟ همان طور که می دانید حسابداران در طول یک چرخه مالی تمامی رویدادهای مالی سازمان را در دفاتر و سیستم های مالی ثبت و ذخیر می کنند. بنابراین بررسی تمامی این اطلاعات به صورت مجزا وقت گیر و مفصل خواهد بود پس بهترین کار تهیه و تنظیم صورت های مالی برای یک دوره مالی است. صورت های مالی در واقع تمامی اطلاعات را به صورت خلاصه بندی و طبقه بندی شده برای استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی می کنند. حال چگونه صورت های مالی را تهیه و تنظیم می کنند؟ جهت آشناییت بیشتر با ما همراه باشید.

تهیه و تنظیم صورت های مالی

مسئولیت اصلی هیئت حسابداری شاغل در شرکت، برنامه ریزی و تهیه برنامه مالی شرکت می باشد
. حسابداران در طول یک دوره و یا چرخه مالی تمامی رویداد های را ثبت و نگهداری می کنند و در پایین برای نمایش وضعیت شرکت در قالب صورت های مالی ارائه می کند. صورت های مالی عملکرد شرکت را در داخل شرکت نسبت به سال های قبل و یا با دیگر شرکت های رقیب می سنجد. اساسی ترین صورت های مالی هر سازمانی به شرح زیر است:
 صورت وضعیت مالی (ترازنامه)
 صورت سود و زیان و صورت سود و زیان جامع
 صورت تغییرات در سرمایه
 صورت جریان وجوه نقد
تمامی اعداد و ارقام قرار داده شده صورت های مالی از مانده حساب های موجود در دفاتر و یا نرم افزارهای حسابداری استخراج می شود. قبل از درج کردن مقادیر در صورت های مالی برای آسانی و بالا بردن دقت کار تراز آزمایشی تهیه و تنظیم می شود. تراز آزمایشی کمک می کند تا ارقام به صورت صحیح و بدون کم و کسری وارد صورت های مالی نهایی شوند.

صورت وضعیت مالی (ترازنامه)

اعداد و ارقام مربوط به منابع اقتصادی، حق مالی صاحبان سرمایه، تعهدات اقتصادی در قالب گزارش هایی با عنوان دارایی، بدهی و سرمایه در طی زمان معین را ترازنامه می گویند. ترازنامه در واقع شکل بسط داده شده معادله حسابداری، سرمایه به علاوه بدهی است. صورت وضعیت مالی در واقع مانند یک عکس در یک تاریخ معین را نشان می دهد. پایان دوره مالی اکثراً زمان تهیه ترازنامه و سایر صورت های مالی است.

همان طور که گفته شد ترازنامه وضعیت شرکت را در یک تاریخ مشخص نشان می دهد برای مثال آن تاریخ می تواند 13xx/12/29 باشد.
ترازنامه عملکرد شرکت را از نظر دارایی و بدهی و سرمایه در پایان دوره مالی در یک تاریخ مشخص بیان می کند. همچنین برای تهیه ترازنامه از تراز آزمایشی اختتامی استفاده می کنند. اقلام موجود در ترازنامه بر اساس معیارهای خاصی طبقه بندی می شوند. سمت راست ترازنامه دارایی ها و موجودی های نقد و بانک و دیگر دارایی های جاری و غیر جاری آورده شده است. همچنین در سمت چپ ترازنامه بدهی های بلند مدت و کوتاه مدت به ترتیب و سپس حقوق صاحبان سهام و سرمایه و… خواهد آمد.

صورت سود و زیان و صورت سود و زیان جامع

یکی دیگر از گزارش های مالی مهم، حساب سود و زیان است که عملکرد شرکت را در یک دوره اقتصادی نشان می دهد. برخلاف ترازنامه که تنها نمایشی از یک تاریخ معین است صورت سود و زیان یک دوره مالی را نشان خواهد داد. درآمدها و هزینه ها طی یک دوره مالی با درآمد و هزینه دوره های قبلی بایکدیگر مقایسه و ارزیابی می شود. بنابراین گزارشی که در پایان دوره مالی به صورت اجمالی از عملکرد شرکت می دهند را صورت سود و زیان می نامند.

اعداد و ارقام صورت سود و زیان را از روی تراز آزمایشی اصلاح شده تهیه می کنند.
نحوه محاسبه در این صورت مالی به این گونه است که ابتدا درآمدها و سپس هزینه های یکی یکی از درآمدها کسر خواهد شد.

سود و یا زیان دوره پس از کیر درآمدها از هزینه به دست می آید. عنوان صورت مالی برای مثال صورت مالی سود و زیان، دوره زمانی مربوط به آن و همچنین نام موسسه در بالای صورت سود و زیان درج می شود. صورت سود و زیان واقعی نیز به این صورت طراحی شده است که ابتدا تمامی درآمدهای شرکت نوشته شده و بعد از آن هزینه ها کسر شده و سود و زیان شرکت مشخص خواهد شد.
طبقه بندی در صورت سود و زیان طبق استانداردهای حسابداری و بر اساس قاعده و قانون است. سود و زیان نشان داده شده حاصل فعالیت شرکت در یک دوره مالی معین است. صورت سود و زیان مانند یک فیلم تمامی رویدادهای انجام شده در شرکت را در دوره مالی ضبط می کند. بنابراین در بالای صورت سود و زیان نوشته می شود برای دوره مالی منتهی به 29/12/xx13 است. زمانی که هزینه های شرکت بیشتر از درآمدهای آن باشد دچار زیان و زمانی که درآمدها بیشتر باشد شرکت کسب سود خالص خواهد داشت.

صورت سرمایه

سرمایه موسسه در ابتدای دوره مالی در شرکت های غیر سهامی توسط موسسین آورده می شود و تمامی تغییرات آن در طی دوره باید در نظر گرفته شود. صورت سرمایه در پایان دوره مالی به عنوان ارزیابی شرکت به مدیر داده می شود. صورت جریان وجوه نقد تمامی ورود و خروج واجه نقد را در طی یک چرخه عملیاتی شرکت نشان می دهد. گزارش صورت سرمایه نیز مانند صورت سود و زیان برای یک دوره مالی و بالای آن نوشته شده این گزارش برای یک دوره مالی است.
سود خالص و سرمایه گذاری مجدد طی دوره عملیاتی به سرمایه اولیه اضافه و تمامی برداشت ها کاهنده سرمایه خواهند بود.
زمانی که در طی دوره فعالیت های شرکت منجر به ایجاد زیان شده باشد سرمایه اولیه باید به اندازه آن زیان کم شود.

کلام پایانی

تهیه صورت های مالی برای نشان دادن عملکرد شرکت به تصمیم گیرندگان و همچنین پیش بینی آینده شرکت و مقایسه کردن دو شرکت با یکدیگر الزامی است. ترازنامه یا صورت وضعیت مالی، صورت جریان وجوه نقد، صورت سود و زیان و صورت سرمایه مهم ترین صورت های مالی شرکت ها هستند. ترازنامه وضعیت یک شرکت را در یک تاریخ معین و صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد رویدادهای مهم در یک دوره مالی را نشان خواهد داد.

بنابراین تهیه و تنظیم صورت های مالی اساسی ترین کار حسابداران یک سازمان به حساب می آید که باعث آسان تر شدن تصمیم گیری برای استفاده کنندگان می شود.